Le projet Tango-GE
Le développement de notre logiciel s’inscrit dans la continuité du projet E-prim initié il y a près de 15 ans. Avec de nouveaux besoins et forts de nouveaux partenaires, la refonte de l’outil est décidée courant 2020.
- Un GE multisectoriel à dominante agricole
- Un GE spécialisé dans l'emploi saisonnier
- Un service de remplacement
- Un service de gestion dédié aux GE (Micro-GE)
- Un éditeur spécialisé dans la gestion des CUMA
La nécessaire évolution de nos outils
Au début de notre démarche, l’état des lieux est le suivant :- Nous disposons d’E-prism, un logiciel développé en interne et partagé entre un GE et un service de remplacement départemental. Faute de ressources techniques, cet outil n’est plus maintenu et sa couverture fonctionnelle demeure limitée.
- Nous réalisons nos payes via le logiciel Isapaye édité par Isagri et notre comptabilité est réalisée au travers de solutions agricoles de type Isacompta ou NeoCuma.
- Pour ceux qui n’utilisent pas e-prism, la planification, la saisie du réalisé, le calcul des variables de paye est réalisée ‘à la main’ au travers d’outils bureautiques classiques et les ‘doubles saisies’ sont particulièrement chronophages.
Si le GE est un formidable outil au service des exploitants agricoles, sa conduite peut se révéler complexe et proposer de multiples défis à ses gestionnaires. Nous nous sommes interrogés sur nos activités pour penser une méthode et des outils adaptés. Le sujet est évidemment particulièrement vaste...
Planification des besoins - Recrutement et gestion des compétences - Stabilisation de l’emploi - Gestion administrative - Communication et gestion des conflits - Gestion financière - Respect de la réglementation - Prospective…
Quelque soit la taille de nos structures, ces problématiques sont généralement assumées par une équipe salariée ou des administrateurs choisis parmi les adhérents. Ces gestionnaires doivent se répartir différentes ‘casquettes’ auxquelles sont associées diverses tâches et problématiques spécifiques.
Des attentes fortes
Sous chaque casquette, la conviction qu'il est possible de mieux faire, dans le cadre d'une démarche standardisée avec l'appui d'outils intégrés et orientés 'Métier'. Les solutions suivantes nous paraissent évidentes :
- Un système simplifié, des rappels automatisés, une assurance de conformité.
- Des fonctionnalités de suivi de réalisé, de calcul des frais, de génération de variables de paye par profil de poste
- Des fonctionnalités de planification avancés, des flux de communication fluides avec les membres et les salariés.
- Des fonctionnalités de recrutement efficaces, le suivi des compétences, des mécanismes d'évitement des conflits.
- Des outils de suivi financier en temps réel, des alertes automatisées, une démarche d'optimisation des coûts.
Des besoins par 'Profils'
Avec l'ambition de trouver une solution pragmatique à chacune de nos problématiques de gestion ; nous structurons notre approche par grands postes fonctionnels. A chaque poste sont associées des tâches et des problématiques.
 | Le Gestionnaire Administratif |
|---|---|
 | Assurer la conformité réglementaire, gérer les contrats, la paie, les déclarations sociales, la communication… |
 | Complexité administrative, risque d'erreurs, mise à jour constante des réglementations, outils disparates… |
| Le Gestionnaire des ressources humaines |
|---|---|
| Recrutement, formation, évaluation des performances, gestion des personnalités…. |
| Difficultés à trouver le bon profil, turnover élevé, conflits interpersonnels… |
| Le Coordinateur opérationnel |
|---|---|
| Planification & affectations des salariés, communication avec les membres, gestion des besoins saisonniers… |
| Imprévus, manque de flexibilité, difficulté à équilibrer les besoins de toutes les exploitations... |
| Le Gestionnaire Financier |
|---|---|
| Gestion du budget, facturation, suivi des paiements, gestion des coûts... |
| Flux de trésorerie irréguliers, retards de paiement, charges imprévues... |
| Le Conseil d'Administration |
|---|---|
| Définir la direction future du GE, identifier les opportunités de croissance, établir des partenariats... |
| Manque d'informations sur le marché, résistance au changement, incertitudes économiques… |
A l’issue d’une phase de réflexion et forts d’un cahier des charges complet, l’équipe décide donc de s’investir dans le développement d’une application spécifiquement dédiée à la gestion de groupements d’employeurs à dominante agricole.
Notre ambition est de parvenir à terme à couvrir l’ensemble de nos besoins métier au travers d’une application accessible en ligne, mutualisée et personnalisable au regard des spécificités de nos structures.
Fonctionnement d'un GE
Copyright image Cote-sud-emploi.com
Copyright image Cote-sud-emploi.com
le Projet
La couverture fonctionnelle arrêtée sera donc la suivante :
| Gestion des adhérents |
> Recrutement de nouveaux adhérents
| Difficulté à identifier les prospects pertinents et à présenter la valeur du GE. |
| Mise à disposition d'outils de ciblage et de suivi efficaces ; de modèles de courriers clairs et persuasifs. |
> Rédaction des contrats d'adhésion
| Nécessité d'assurer la conformité légale et d'adapter le contrat à chaque situation. |
| Utilisation de modèles de contrats standardisés et d'outils de vérification de conformité. |
> Suivi des adhésions en cours
| Gestion des renouvellements et suivi des modifications ou résiliations. |
| Mise en place d'un système automatisé de rappels et d'un historique clair des adhésions. |
> Facturation et suivi financier
| Gestion des tarifs variables et suivi des paiements, y compris la relance des impayés. |
| Utilisation d'un système de facturation automatisé et d'alertes pour les impayés. |
> Gestion des réclamations
| Nécessité de répondre rapidement aux préoccupations des adhérents et de gérer les conflits potentiels. |
| Mise en place d'un canal de communication dédié et de mécanismes de résolution des conflits. |
> Évaluation de la satisfaction des adhérents
| Difficulté à collecter des feedbacks et à identifier les domaines d'amélioration. |
| Intégration d'outils d'enquête et d'analyse des retours pour améliorer continuellement les services. |
| Gestion des salariés |
> Identification des besoins en recrutement
| Fluctuation des besoins selon les saisons et difficulté à anticiper les besoins futurs. |
| Mise à disposition d'outils de prévision avancés et d'une plateforme adaptable aux besoins changeants. |
> Publication des offres d'emploi
| Atteindre les candidats qualifiés et différencier les offres pour permanents et saisonniers. |
| Accès à des plateformes de recrutement ciblées et des modèles d'annonces clairs pour chaque type de poste. |
> Sélection et entretiens
| Gérer un volume élevé de candidatures et évaluer objectivement les compétences. |
| Fourniture d'outils de tri automatisé et de grilles d'évaluation standardisées pour une sélection efficace. |
> Rédaction des contrats
| Assurer la conformité aux réglementations et différencier entre contrats permanents et saisonniers. |
| Utilisation de modèles de contrats adaptés et d'outils de vérification de conformité. |
> Gestion des périodes d'essai
| Évaluer les performances et gérer les éventuelles résiliations. |
| Fourniture d'outils de suivi des performances et de procédures de résiliation claires. |
> Renouvellement des contrats saisonniers
| Gérer les retours saisonniers et mettre à jour les termes contractuels. |
| Utilisation d'un système automatisé de rappels et de modèles de renouvellement de contrats. |
> Gestion des fins de contrat
| Respecter les procédures légales et gérer les départs en bon terme. |
| Mise à disposition de checklists de fin de contrat et d'outils de feedback pour une amélioration continue. |
| Gestion de la facturation |
> Facturation des mises à disposition de personnel
| La tarification variable selon les adhérents et les postes, ainsi que la gestion des heures supplémentaires et des avantages, peuvent rendre la facturation complexe. |
| Mise à disposition d'un système de tarification automatisé avec des outils de suivi des heures et des avantages, garantissant une facturation précise et conforme. |
> Facturation des parts de fond associatif
| La détermination des montants dus par chaque adhérent et la gestion des échéances de paiement peuvent entraîner des retards et des incohérences. |
| Fourniture d'un système de calcul automatisé avec des rappels automatisés pour les échéances, assurant une facturation et un suivi réguliers. |
> Facturation des adhésions
| La gestion des renouvellements et le suivi des adhérents en retard de paiement peuvent consommer beaucoup de temps et d'énergie. |
| Mise en place d'un système de facturation récurrente avec des alertes pour les impayés, facilitant le processus de renouvellement et le recouvrement. |
> Facturation des services de gestion des ressources humaines
| La tarification selon les services utilisés et la gestion des remises ou des packages peuvent rendre la facturation des services RH complexe. |
| Fourniture d'un système de tarification modulaire avec des outils de suivi des services utilisés, permettant une facturation transparente et adaptée aux besoins de chaque adhérent. |
| Plannings et Aléas |
> Élaboration des plannings
| La nécessité de prendre en compte les besoins variables des adhérents tout en gérant les disponibilités des salariés. |
| Mise à disposition d'outils de planification flexibles offrant une vue d'ensemble des disponibilités, permettant une coordination efficace. |
> Gestion des aléas
| Les imprévus tels que la maladie, les intempéries, ou les changements de dernière minute. |
| Un système robuste de remplacement rapide et des outils permettant une adaptabilité rapide aux changements. |
> Diffusion des plannings aux salarié
| Assurer que chaque salarié reçoit son planning à temps et gérer les modifications éventuelles. |
| Une plateforme de communication centralisée avec des notifications en temps réel pour garantir que tous les salariés sont informés. |
> Communication avec les adhérents
| Informer les adhérents des affectations de salariés et gérer les retours et ajustements. |
| Un canal de communication dédié pour une interaction fluide avec les adhérents, permettant des feedbacks rapides pour les ajustements. |
> Suivi et mise à jour des plannings
| Assurer la mise à jour des plannings en cas de changements et gérer les éventuels conflits de planning. |
| Des outils de mise à jour en temps réel et un système d'alerte pour détecter et résoudre les conflits de planning. |
| Gestion des Demandes de Mise à Disposition |
> Réception des demandes
| Gérer un volume variable de demandes, dont certaines sont urgentes. |
| Un système organisé de tri et de priorisation qui permet une réactivité immédiate aux demandes urgentes. |
> Vérification de la disponibilité
| La disponibilité fluctuante des salariés et les potentiels conflits d'affectation. |
| Une vue d'ensemble claire des disponibilités et un outil d'affectation optimisée des ressources. |
> Coordination avec les salariés
| La nécessité de communiquer avec plusieurs salariés et de gérer leurs préférences et contraintes. |
| Un canal de communication fluide et des outils pour gérer efficacement les préférences des salariés. |
> Établissement des contrats
| La variabilité des termes contractuels selon les exploitations et le respect des réglementations. |
| Des modèles de contrats standardisés et une assurance de conformité réglementaire. |
> Planification des déplacements
| La gestion des coordonnées des exploitations éloignées et des moyens de transport. |
| Des itinéraires optimisés et des outils pour réduire les temps de déplacement. |
> Suivi des périodes de mise à disposition
| La gestion des prolongations, modifications et le suivi des retours d'expérience. |
| Un système flexible pour la gestion des périodes et un outil pour recueillir et analyser les feedbacks. |
> Facturation et suivi financier
| La tarification variable selon les exploitations et le suivi des paiements. |
| Un système de facturation automatisé et une vue d'ensemble claire de la trésorerie. |
> Gestion des imprévus
| Le risque d'erreurs manuelles et le temps consommé pour la saisie manuelle peuvent entraîner des inexactitudes coûteuses. |
| Mise à disposition d'un système de saisie intuitive avec validation automatisée pour minimiser les erreurs, accélérer le processus et garantir l'exactitude des données. |
| Gestion du réalisé |
> Saisie du réalisé
| La complexité des règles de calcul et la nécessité de mises à jour constantes des réglementations peuvent entraîner des erreurs dans la paye. |
| Fourniture d'un moteur de calcul fiable et précis qui reçoit des mises à jour régulières pour assurer la conformité et l'exactitude des calculs de paye. |
> Calcul automatique des variables de paye
| La différenciation des tarifs selon les adhérents et la gestion des remises ou des pénalités peuvent compliquer la facturation. |
| Mise en place d'un système de tarification flexible avec automatisation des calculs, permettant une facturation précise, rapide et adaptée à chaque adhérent. |
> Calcul automatique des variables de facturation
| La différenciation des tarifs selon les adhérents et la gestion des remises ou des pénalités peuvent compliquer la facturation. |
| Mise en place d'un système de tarification flexible avec automatisation des calculs, permettant une facturation précise, rapide et adaptée à chaque adhérent. |
| Gestion des Variables de Paye |
> Génération de variables de paye
| La complexité des calculs et le risque d'erreurs manuelles peuvent entraîner des inexactitudes coûteuses et des retards. |
| Mise à disposition d'un outil automatisé pour la génération de variables de paye, garantissant précision, rapidité et conformité. |
> Intégration avec Isapaye et Sylae
| Les incompatibilités potentielles et les défis liés à l'import/export de données peuvent entraver la fluidité des opérations et la sécurité des informations. |
| Fourniture d'une interface d'intégration robuste et sécurisée avec Isapaye et Sylae, permettant une synchronisation fluide. |
> Mise à jour des réglementations
| La nécessité de mises à jour constantes pour assurer la conformité peut être chronophage et source d'incertitude. |
| Mise à disposition d'un système qui reçoit des mises à jour régulières, garantissant que les variables de paye sont toujours conformes aux réglementations en vigueur. |
| Gestion de la trésorerie |
> Rapprochements bancaires
| La nécessité de garantir la cohérence entre les relevés bancaires et les comptes, tout en évitant les erreurs manuelles, peut être chronophage. |
| Mise à disposition d'un outil automatisé pour les rapprochements bancaires, garantissant précision et efficacité, tout en réduisant le temps consacré à cette tâche. |
> Émission d'ordres de virements/prélèvements (SEPA ou LCR)
| La gestion des autorisations et la conformité avec les normes peuvent être complexes et sources d'erreurs. |
| Fourniture d'un système intégré pour l'émission d'ordres, conforme aux normes SEPA ou LCR, simplifiant le processus tout en garantissant la conformité. |
> Opérations de recouvrement
| Le suivi des impayés et la gestion des relances peuvent être chronophages et stressants. |
| Mise en place d'un système automatisé de suivi des impayés avec des relances programmées, assurant un recouvrement efficace et en temps voulu. |
> Restructuration de créances
| L'évaluation des créances à restructurer et la négociation avec les débiteurs peuvent être complexes. |
| Fourniture d'outils d'analyse financière et de mécanismes de négociation intégrés, facilitant la restructuration des créances et garantissant des accords mutuellement bénéfiques. |
| Transmission de documents et stockage |
> Transmission automatique de documents
| La nécessité de transmettre rapidement et efficacement des documents à diverses parties prenantes, tout en gérant les listes de diffusion et en assurant la délivrabilité. |
| Mise à disposition d'un système automatisé pour la transmission de documents via email et SMS, avec des outils de suivi pour garantir que les informations atteignent leur destination. |
> Stockage sur cloud sécurisé
| Le risque de perte de données et la nécessité d'assurer la confidentialité des informations stockées peuvent être sources d'inquiétude. |
| Fourniture d'une solution de stockage cloud sécurisée avec des protocoles de sécurité renforcés, des sauvegardes automatiques et un accès contrôlé pour garantir la sécurité et l'intégrité des données. |
> Gestion des accès
| La nécessité de contrôler qui peut accéder à quelles informations et de gérer les droits d'accès n'est pas gérée efficacement. |
| Mise en place d'un système robuste de gestion des droits d'accès avec une traçabilité complète, permettant une gestion simplifiée et sécurisée des accès aux documents. |
