Principales fonctionnalités
GESTION DES TIERS
Centralisez, organisez et optimisez toutes les données de vos tiers : adhérents, salariés et fournisseurs grâce aux fonctionnalités de gestion avancée.
Les gestionnaires organisent leurs contacts via des formulaires dont les trames sont adaptées au profil du tiers. Afin d'éviter la création d'enregistrements ‘doublons’, ces trames peuvent s’appliquer à une même personne.
Plus de double saisie pour la gestion du cas courant d’un Directeur à la fois Adhérent et Salarié du groupement !
Les gestionnaires organisent leurs contacts à partir de formulaires modulaires adaptés au profil du tiers.
A partir des fiches adhérents, les secrétaires rassemblent les données propres à la structure utilisatrice :
- ses interlocuteurs,
- leurs préférences,
- leurs historiques administratifs.
A partir des fiches salariés, les ressources humaines disposent :
- du suivi des candidats à chaque étape de recrutement
- de la gestion actualisée de leurs compétences et expériences
- des plannings de MAD comme du suivi historique du réalisé
A partir des fiches fournisseurs, les gestionnaires organisent :
- la gestion des coordonnées des différents prestataires : Tiers payeurs, MSA, organismes fédératifs...
- les canaux de communication favoris selon le motif
- la gestion de notes horodatées pour retracer l'historiques des échanges
Plus de 15 modules disponibles pour structurer l'information relative à vos contacts
- un profil 'sur mesures' pour chaque type de tiers
- plus d'enregistrements ‘doublons’ car ces trames peuvent s’appliquer à une même personne
- plus de double saisie pour la gestion du cas courant d’un Directeur à la fois Adhérent et Salarié du groupement !
Grâce à la géolocalisation des adresses, les gestionnaires peuvent :
- estimer les temps et coûts de déplacement d’un salarié vers un site de travail
- créer des ‘circuits’ pour estimer des temps de trajet, des distances et des indemnités kilométriques
- afficher différents type de carte pour illustrer une feuille de route ou diverses implantations
En renseignant les coordonnées électroniques des tiers, les responsables du planning :
- proposent des missions aux salariés ou réorganisent leur planning via SMS
- notifient les adhérents à chaque étape d'un recrutement ou transmettent les factures par email
- choisissent le canal de communication adapté aux préférences de leur interlocuteur
Ayant renseigné les coordonnées bancaires d’un tiers, le service comptable est en mesure de :
- programmer des ordres de virement
- gérer des ordres de prélèvement
- gérer de manière intégrée ses flux financiers liés à la paye et comme à la facturation
Les gestionnaires utilisent des grilles de saisie de références propres aux organismes officiels (Sirets, numéros d'allocataires, adhésions MSA…) comme à d'autres applications informatiques ; cette gestion de référentiels externes permet aux secrétaires :
- de disposer des N° sirets pour établir établir de manière automatisée les différents contrats ou conventions
- d'établir des correspondances avec un logiciel de paye (Isapaye...) ou de comptablité (Isacompta...)
- de se connecter à toute autre application propre à l'environnement informatique du groupement ou de son comptable
En utilisant les préférences de communication, l'équipe administrative s’assure de la meilleure réception de ses messages
- en définissant par défaut un canal 'favori' par type de communication
- en adaptant ce canal aux préférences de chacun de ses interlocuteurs adhérent ou salarié
- en utilisant le service d'impression, d'envoi de mail ou de SMS de son choix
L'usage des préférences de communication permet :
- de transmettre un contrat par courrier postal
- d'envoyer une convention de mise à disposition par email
- de notifier d'une proposition de mission par SMS
Pour décider de l’affectation d’un salarié ou de la composition d’une équipe, les gestionnaires disposent de différents indicateurs parmi lesquels un indice de ‘compatibilité’. Grâce à cet indicateur, le responsable du planning :
- connait le niveau d’intérêt d’un salarié au regard d’une activité spécifique
- identifie immédiatement les missions ‘incompatibles’ ou refusées par le salarié
- trace de manière neutre les incompatibilités entre salariés comme entre adhérent et salarié.
Parce que certaines tâches nécessitent de travailler par ensembles de tiers homogènes, les gestionnaires peuvent constituer des groupes de tiers :
- pour contrôler spécifiquement certains lots de facturation (exemples des adhérents der type ‘Mairies’...)
- pour organiser des formations (recyclage ‘CACES’ aux bénéfice des salariés manutentionnaires...)
- pour regrouper facilement des adhérents au regard de critères propre au métier (Producteurs Kiwi, filière canard...)
Pour maintenir qualifié leur vivier de salariés potentiels ou satisfaire les demandes de mise à disposition, les ressources humaines se réfèrent à la situation professionnelle du salarié :
- en enregistrant les compétences, expériences, diplômes et certificats des candidats
- en utilisant des référentiels personnalisés selon les spécificités ‘Métier’ du groupement
- en rapprochant des compétences avérées avec des compétences attendues par les adhérents
Au fil de la réalisation de ses diverses missions, l’expérience du salarié est automatiquement actualisée au regard :
- d'un ‘nombre de missions’
- d’un nombre d’heures d’expérience par ‘types de mise à disposition’
- d’un nombre d’heures d’expérience ‘types de temps’ (ou mission)
Afin de bien connaître ses équipes, le gestionnaire dispose de grilles de saisie personnalisables permettant :
- de confier une mission en déplacement au regard de critères de mobilité convenus
- de commander des équipements de protection individuels en tenant compte des tailles et pointures des salariés
- d'organiser des évènements impliquant les familles et enfants des salariés
- de planifier des évènements via la gestion de dates de validité (visites médicales...)
Selon la teneur des missions, le chef d’équipe doit confier des équipements de sécurité aux salariés mis à disposition ; l'utilisation du module 'dotations' lui permet de :
- s'assurer de la fourniture d'équipements adaptés à la taille et corpulence du travailleur
- d'historiser la dotation : qui à fourni quoi à qui ?
- d'organiser le renouvellement ou la restitution de la dotation selon sa nature comme au regard de dates ou d'évènements
Parce qu’une entreprise utilisatrice peut être composée de multiples contacts, l'outil de suivi de composition d’une Structure permet aux gestionnaires de :
- disposer d’un annuaire de leurs contacts par fonction (ex. chambre d’agriculture, administrations...)
- désigner automatiquement auprès d'un Tiers payeur l’associé bénéficiaire d’un service de remplacement
- convoquer les contacts connus comme administrateurs de telle ou telles structures
- mutualiser une adhésion au bénéfice de différentes antennes (cas d'une Municipalité et de ses différents services..)
Chaque entité connue du groupement (adhérent, site de travail, salarié, candidat…) peut être visualisé sur une carte. Les gestionnaires utilisent ce module pour :
- évaluer la distance ou le temps de trajet d'un tiers au regard de points particuliers ou d'adresses
- organiser leurs actions de prospection en direction de territoires insuffisamment couverts
- rendre compte de leur implantation et actions locale sur l'emploi aux partenaires institutionnels
- communiquer de manière visuelle auprès de leurs administrateurs
